2017-04-07 06:00

2017-04-07 06:00

Skärper hanteringen av direktupphandling

EKONOMI: Utbildning av beställare inom kommunen efter kritik från revisorerna

Kommunrevisorerna riktar kritik mot hur kommunen hanterar direktupphandlingar. Utbildning av tjänstemän och en förstärkt upphandlingsavdelning ska åtgärda bristerna.

Kommunens rutiner och hantering av direktupphandlingar har granskats på uppdrag av de förtroendevalda kommunrevisorerna.

Direktupphandling innebär att en offentlig upphandling inte behöver genomföras om beloppen inte överskrider en viss nivå, vanligtvis drygt 500 000 kronor.

Granskningen har utförts av revisionsbyrån PWC som gått igenom ett stickprov av inköp som överstiger 100 000 kronor i barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och kommunstyrelsen.

Flera brister

Revisorerna pekar på tre områden med brister kring direktupphandlingarna.

Karlskoga kommun saknar uppdaterade riktlinjer och policys, det görs ingen strukturerad uppföljning och dokumentationsplikten efterlevs inte.

Revisorerna lämnar också en rad rekommendationer för hur bristerna ska rättas till. Bland annat att dokumenteringen av direktupphandlingar över 100 000 kronor sammanställs centralt i kommunen och att beställare inom kommunen får utbildning.

– Utbildning och ett nytt IT-system är lösningen, säger kommunens ekonomichef Christian Westas.

Westas förklarar att det finns många möjliga beställare bland kommunens anställda, fler än vad det finns arbetsledare, och även om det finns riktlinjer så följs de inte alltid så det finns ett utbildningsbehov.

Informationsfråga

– Köper de något som är direktupphandling så ska det dokumenteras. De ska fylla i blanketten som finns på intranätet och spara offerter. Det har de inte förstått att de ska göra och det är en informationsfråga, säger Westas.

Enligt Westas sköts många beställningar i skolan av administrativ personal och det ser ut på liknande sätt inom till exempel äldreomsorgen och andra verksamheter.

Kommunens centrala upphandlingsenhet har också förstärkts från tre till fyra anställda genom samverkan med Storfors.

Upphandlingsenheten ska få ett nytt IT-system där de kan följa om beställningarna av varor och tjänster håller sig under gränserna för offentlig upphandling.

I granskningen framkommer att bara två av 84 direktupphandlingar i stickproven fanns dokumenterade hos den centrala upphandlingsenheten. I vissa fall fanns det dokumentation sparad hos förvaltningarna, vilket avviker från de rutiner som ska följas.

Inte konkurrensutsatt

Granskningen visar också att bara 30 procent av de kontrollerade inköpen hade blivit konkurrensutsatta på något sätt.

Direktupphandling kan öppna för oegentligheter om inte dokumentation sköts. Att något sådant har skett finns det däremot inte stöd för i revisionsrapporten.

Kommunstyrelsen har behandlat revisorernas kritik och godkänt ledningskontorets förslag på åtgärder.

– Dokumentationen är väldigt viktigt och att man har tagit in offerter från fler. Det ska inte finnas utrymme för fel och vi ska eliminera alla sådana risker, säger kommunstyrelsens ordförande Sven-Olov Axelsson (S).

Kommunens rutiner och hantering av direktupphandlingar har granskats på uppdrag av de förtroendevalda kommunrevisorerna.

Direktupphandling innebär att en offentlig upphandling inte behöver genomföras om beloppen inte överskrider en viss nivå, vanligtvis drygt 500 000 kronor.

Granskningen har utförts av revisionsbyrån PWC som gått igenom ett stickprov av inköp som överstiger 100 000 kronor i barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och kommunstyrelsen.

Flera brister

Revisorerna pekar på tre områden med brister kring direktupphandlingarna.

Karlskoga kommun saknar uppdaterade riktlinjer och policys, det görs ingen strukturerad uppföljning och dokumentationsplikten efterlevs inte.

Revisorerna lämnar också en rad rekommendationer för hur bristerna ska rättas till. Bland annat att dokumenteringen av direktupphandlingar över 100 000 kronor sammanställs centralt i kommunen och att beställare inom kommunen får utbildning.

– Utbildning och ett nytt IT-system är lösningen, säger kommunens ekonomichef Christian Westas.

Westas förklarar att det finns många möjliga beställare bland kommunens anställda, fler än vad det finns arbetsledare, och även om det finns riktlinjer så följs de inte alltid så det finns ett utbildningsbehov.

Informationsfråga

– Köper de något som är direktupphandling så ska det dokumenteras. De ska fylla i blanketten som finns på intranätet och spara offerter. Det har de inte förstått att de ska göra och det är en informationsfråga, säger Westas.

Enligt Westas sköts många beställningar i skolan av administrativ personal och det ser ut på liknande sätt inom till exempel äldreomsorgen och andra verksamheter.

Kommunens centrala upphandlingsenhet har också förstärkts från tre till fyra anställda genom samverkan med Storfors.

Upphandlingsenheten ska få ett nytt IT-system där de kan följa om beställningarna av varor och tjänster håller sig under gränserna för offentlig upphandling.

I granskningen framkommer att bara två av 84 direktupphandlingar i stickproven fanns dokumenterade hos den centrala upphandlingsenheten. I vissa fall fanns det dokumentation sparad hos förvaltningarna, vilket avviker från de rutiner som ska följas.

Inte konkurrensutsatt

Granskningen visar också att bara 30 procent av de kontrollerade inköpen hade blivit konkurrensutsatta på något sätt.

Direktupphandling kan öppna för oegentligheter om inte dokumentation sköts. Att något sådant har skett finns det däremot inte stöd för i revisionsrapporten.

Kommunstyrelsen har behandlat revisorernas kritik och godkänt ledningskontorets förslag på åtgärder.

– Dokumentationen är väldigt viktigt och att man har tagit in offerter från fler. Det ska inte finnas utrymme för fel och vi ska eliminera alla sådana risker, säger kommunstyrelsens ordförande Sven-Olov Axelsson (S).