2016-04-25 14:21

2016-04-25 14:21

Gymnasienämndens arkivering har brister

KARLSKOGA: Arkivmyndigheten inspekterade

Arkivhanteringen inom gymnasienämnden har brister. Det står klart efter att kommunens arkivmyndighet inspekterat verksamheten, men man konstaterar också att gymnasienämnden har relativt goda rutiner för arkiv- och informationshantering.

I Karlskoga kommun är det Kultur- och föreningsförvaltningen som är arkivmyndighet och ska genomföra regelbunden inspektion av kommunens alla nämnder och förvaltningar. Nu har man alltså gjort inspektion hos gymnasienämndens verksamhet, förutom särskolan.

Omfattande procedur

Kultur- och föreningsnämndens ordförande Siv Björck Kjellgren (S) berättar att en inspektion är en omfattande procedur.

– Man går igenom alla rum och ser hur handlingar hanteras. Det är till exempel inte tillåtet att låta känsliga handlingar ligga framme om man tillfälligt lämnar ett rum, inte ens om man låser dörren.

Arkivmyndigheten konstaterar att gymnasienämnden har relativt goda rutiner för arkiv- och informationshantering, men att vissa justeringar måste göras.

Inspektionen visar bland annat att gymnasienämndens informationshanteringsplan inte har uppdaterats sedan 2013, trots att det ska göras minst en gång per år.

Dessutom saknas brandsläckare i anslutning till så kallade närarkiv, alltså enkla plåtskåp, på Möckelngymnasiet i både Karlskoga och Degerfors.

– De måste införskaffa skumsläckare som placeras nära arkiven, säger Siv Björck Kjellgren.

På gymnasienämndens kansli fanns det däremot brandsläckare tillräckligt nära närarkiven.

Om sex månader

På Möckelngymnasiet i Karlskoga saknas brandklassade skåp för skolsköterskornas och kuratorernas handlingar.

Något som gymnasienämnden måste säkerställa är att rutiner för postöppning (både post och e-post) finns och att personalen följer dessa rutiner. De ska även fungera över sommaren, semestrar och andra ledigheter.

Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader.

I Karlskoga kommun är det Kultur- och föreningsförvaltningen som är arkivmyndighet och ska genomföra regelbunden inspektion av kommunens alla nämnder och förvaltningar. Nu har man alltså gjort inspektion hos gymnasienämndens verksamhet, förutom särskolan.

Omfattande procedur

Kultur- och föreningsnämndens ordförande Siv Björck Kjellgren (S) berättar att en inspektion är en omfattande procedur.

– Man går igenom alla rum och ser hur handlingar hanteras. Det är till exempel inte tillåtet att låta känsliga handlingar ligga framme om man tillfälligt lämnar ett rum, inte ens om man låser dörren.

Arkivmyndigheten konstaterar att gymnasienämnden har relativt goda rutiner för arkiv- och informationshantering, men att vissa justeringar måste göras.

Inspektionen visar bland annat att gymnasienämndens informationshanteringsplan inte har uppdaterats sedan 2013, trots att det ska göras minst en gång per år.

Dessutom saknas brandsläckare i anslutning till så kallade närarkiv, alltså enkla plåtskåp, på Möckelngymnasiet i både Karlskoga och Degerfors.

– De måste införskaffa skumsläckare som placeras nära arkiven, säger Siv Björck Kjellgren.

På gymnasienämndens kansli fanns det däremot brandsläckare tillräckligt nära närarkiven.

Om sex månader

På Möckelngymnasiet i Karlskoga saknas brandklassade skåp för skolsköterskornas och kuratorernas handlingar.

Något som gymnasienämnden måste säkerställa är att rutiner för postöppning (både post och e-post) finns och att personalen följer dessa rutiner. De ska även fungera över sommaren, semestrar och andra ledigheter.

Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader.