2016-06-22 06:00

2016-06-22 06:00

De byter arbetsplats dagligen

KARLSTAD: Medarbetarna trivs med det aktivitetsbaserade systemet

De har inga egna platser, förvarar sina prylar i ett skåp och väljer om de vill sitta i en tyst, stillsam eller aktiv zon. På Samhällsbyggnadshuset i Karlstads inre hamn prisar medarbetarna det aktivitetsbaserade arbetssättet.

För knappt ett år sedan flyttade 300 anställda på de tekniska förvaltningarna på Karlstads kommun in i det nybyggda Samhällsbyggnadshuset. Här jobbar man utifrån ett aktivitetsbaserat arbetssätt, vilket innebär att personalen inte har några egna fasta platser.

– Det är inte så vanligt i Karlstad, men det kommer mer och mer. Vi kommer från cellkontor och har aldrig suttit öppet förut, så det var ett stort steg att ta, berättar Maria West, administrativ chef för de tekniska förvaltningarna och projektledare för flytten.

Syftet med de aktivitetsbaserade arbetsplatserna var att öka möjligheten till samverkan. Något som personalsekreterare Evelina Pettersson tycker fungerar bra.

– Det är perfekt. Det blir så många spontana möten. Man löser saker fort. Typexemplet var härom dagen när jag på väg till ett möte träffade på två personer som jag löste saker med, säger hon.

Hon lyfter fram flexibiliteten och möjligheterna som positivt med arbetssättet. Maria West vill gärna betona den bärbara aspekten.

– Det är spännande att jobba såhär. Vi jobbar mer rörligt, blir mer och mer digitala och fasar ut papper, säger hon.

Den 5 360 kvadratmeter stora byggnaden är uppdelad på en källare och fem våningsplan, med olika typer av arbetsplatser, zoner och rum. Personalen kan välja att sitta i en tyst, stillsam eller aktiv zon och byter plats när och hur det vill. I den tysta zonen får man inte prata i telefon eller med varandra, i den stillsamma zonen håller man en låg samtalston och i den aktiva zonen är det ”fullt ös” med möten och diskussioner i normal samtalston.

Kan det bli huggsexa om de bästa platserna?

– Det är ingen som blir utan skrivbord. Vissa är vanemänniskor och gillar att ha en viss plats. Jag gillar exempelvis mittdelen. Kommer jag senare på dagen så är den upptagen. Jag vet en handläggare som muttrar ibland och gärna sitter på samma plats, säger Michael Sundholm, kommunikationsstrateg på de tekniska förvaltningarna.

Flytten föregicks av två års planering och förberedelser. Under den perioden dök många farhågor upp om arbetssättet. Det fanns en oro kring teknik och nätverk, hur man skulle hitta varandra, om ljudnivån skulle vara störande, hur man skulle bära med sig alla prylar och hur det skulle funka om man behövde specialutrustning.

– Vi är mer sårbara digitalt nu och tekniken har strulat. Men ljudnivån har blivit lägre än vi trodde. Många trodde även att vi skulle ha större behov av tysta zoner, men det har blivit tvärtom. Vi har fått göra om tysta zoner till aktiva, säger Maria West.

Alla medarbetare har skåp som de kan förvara sina saker i. När de ska iväg till en viss plats packar de sin bärbara verktygslåda med det de behöver. Specialutrustning finns samlat på ett ställe och är bara att hämta vid behov. Hittar varandra gör man genom chatt, telefon och mejl.

I en av de aktiva zonerna har elingenjör Henrik Ödmark och produktionsplanerare Frida Bucht parkerat sig för dagen. Deras avdelning brukar välja att sitta samlat i en stillsam zon i huset.

– Vi jobbar mycket ihop, men vi sitter inte alltid bredvid varandra. Just i dag hade vi frågor som gick in i varandra, säger Frida Bucht.

Vad tycker du om arbetssättet?

– Jag är van att ha ganska mycket papper, men det funkar faktiskt bra utan.

Det aktivitetsbaserade arbetssättet bygger på att medarbetarna plockar undan efter sig. Lämnar man sin plats i mer än en timme ska man rensa bordet när man går.

Utan arbetsplats blir det svårt att ha personligt pynt. Hur ser ni på det?

– Man får ha det i datorn. En del har gjort sina lådor mer personliga. Det är skönt att komma till ett rent skrivbord. Det kan bli stressande att ha högar på skrivbordet, säger kommunikationsstrateg Annica Granlund.

Informationssamordnare Sofia Magnusson kan se både positiva och negativa aspekter av det nya arbetssättet.

– Det kan vara skönt att inte ha så mycket personligt pynt. Här är man professionell och får lite andrum. Och jag tror vi blir mer effektiva med det här arbetssättet. Effektiviteten är under utveckling och ökar.

– Den nackdel jag kan se är ergonomin, om man inte rör sig mycket tillräckligt mycket. Men vi rör oss mycket här. Vi har det himla bra, fortsätter hon.

Är det några medarbetare som har en fast plats?

– Ja, vissa roller som receptionen, registraturen, lantmäterimyndigheten, färdtjänst och nämndsekretariatet. Det är tolv personer totalt. Och vi har ett fåtal som är hänvisade till vissa platser av hälsoskäl, som exempelvis problem med hörseln, säger Maria West.

Sex månader efter flytten gjordes en medarbetarenkät för att utvärdera hur arbetssättet fungerar. Där framgick det att 70 procent anser sig ha en bra fysisk arbetsmiljö. Drygt 15 procent var neutrala och närmare 15 procent såg den fysiska arbetsmiljön som negativ. Gällande platstillgången i de olika zonerna tyckte den absoluta merparten att det var lätt att få plats.

– Resultatet i enkäten är bra. Jättebra. Men vi vill bli ännu bättre. Vi frågar nästan dagligen om det är jobbigt att byta plats, men nej, säger Maria West.

För knappt ett år sedan flyttade 300 anställda på de tekniska förvaltningarna på Karlstads kommun in i det nybyggda Samhällsbyggnadshuset. Här jobbar man utifrån ett aktivitetsbaserat arbetssätt, vilket innebär att personalen inte har några egna fasta platser.

– Det är inte så vanligt i Karlstad, men det kommer mer och mer. Vi kommer från cellkontor och har aldrig suttit öppet förut, så det var ett stort steg att ta, berättar Maria West, administrativ chef för de tekniska förvaltningarna och projektledare för flytten.

Syftet med de aktivitetsbaserade arbetsplatserna var att öka möjligheten till samverkan. Något som personalsekreterare Evelina Pettersson tycker fungerar bra.

– Det är perfekt. Det blir så många spontana möten. Man löser saker fort. Typexemplet var härom dagen när jag på väg till ett möte träffade på två personer som jag löste saker med, säger hon.

Hon lyfter fram flexibiliteten och möjligheterna som positivt med arbetssättet. Maria West vill gärna betona den bärbara aspekten.

– Det är spännande att jobba såhär. Vi jobbar mer rörligt, blir mer och mer digitala och fasar ut papper, säger hon.

Den 5 360 kvadratmeter stora byggnaden är uppdelad på en källare och fem våningsplan, med olika typer av arbetsplatser, zoner och rum. Personalen kan välja att sitta i en tyst, stillsam eller aktiv zon och byter plats när och hur det vill. I den tysta zonen får man inte prata i telefon eller med varandra, i den stillsamma zonen håller man en låg samtalston och i den aktiva zonen är det ”fullt ös” med möten och diskussioner i normal samtalston.

Kan det bli huggsexa om de bästa platserna?

– Det är ingen som blir utan skrivbord. Vissa är vanemänniskor och gillar att ha en viss plats. Jag gillar exempelvis mittdelen. Kommer jag senare på dagen så är den upptagen. Jag vet en handläggare som muttrar ibland och gärna sitter på samma plats, säger Michael Sundholm, kommunikationsstrateg på de tekniska förvaltningarna.

Flytten föregicks av två års planering och förberedelser. Under den perioden dök många farhågor upp om arbetssättet. Det fanns en oro kring teknik och nätverk, hur man skulle hitta varandra, om ljudnivån skulle vara störande, hur man skulle bära med sig alla prylar och hur det skulle funka om man behövde specialutrustning.

– Vi är mer sårbara digitalt nu och tekniken har strulat. Men ljudnivån har blivit lägre än vi trodde. Många trodde även att vi skulle ha större behov av tysta zoner, men det har blivit tvärtom. Vi har fått göra om tysta zoner till aktiva, säger Maria West.

Alla medarbetare har skåp som de kan förvara sina saker i. När de ska iväg till en viss plats packar de sin bärbara verktygslåda med det de behöver. Specialutrustning finns samlat på ett ställe och är bara att hämta vid behov. Hittar varandra gör man genom chatt, telefon och mejl.

I en av de aktiva zonerna har elingenjör Henrik Ödmark och produktionsplanerare Frida Bucht parkerat sig för dagen. Deras avdelning brukar välja att sitta samlat i en stillsam zon i huset.

– Vi jobbar mycket ihop, men vi sitter inte alltid bredvid varandra. Just i dag hade vi frågor som gick in i varandra, säger Frida Bucht.

Vad tycker du om arbetssättet?

– Jag är van att ha ganska mycket papper, men det funkar faktiskt bra utan.

Det aktivitetsbaserade arbetssättet bygger på att medarbetarna plockar undan efter sig. Lämnar man sin plats i mer än en timme ska man rensa bordet när man går.

Utan arbetsplats blir det svårt att ha personligt pynt. Hur ser ni på det?

– Man får ha det i datorn. En del har gjort sina lådor mer personliga. Det är skönt att komma till ett rent skrivbord. Det kan bli stressande att ha högar på skrivbordet, säger kommunikationsstrateg Annica Granlund.

Informationssamordnare Sofia Magnusson kan se både positiva och negativa aspekter av det nya arbetssättet.

– Det kan vara skönt att inte ha så mycket personligt pynt. Här är man professionell och får lite andrum. Och jag tror vi blir mer effektiva med det här arbetssättet. Effektiviteten är under utveckling och ökar.

– Den nackdel jag kan se är ergonomin, om man inte rör sig mycket tillräckligt mycket. Men vi rör oss mycket här. Vi har det himla bra, fortsätter hon.

Är det några medarbetare som har en fast plats?

– Ja, vissa roller som receptionen, registraturen, lantmäterimyndigheten, färdtjänst och nämndsekretariatet. Det är tolv personer totalt. Och vi har ett fåtal som är hänvisade till vissa platser av hälsoskäl, som exempelvis problem med hörseln, säger Maria West.

Sex månader efter flytten gjordes en medarbetarenkät för att utvärdera hur arbetssättet fungerar. Där framgick det att 70 procent anser sig ha en bra fysisk arbetsmiljö. Drygt 15 procent var neutrala och närmare 15 procent såg den fysiska arbetsmiljön som negativ. Gällande platstillgången i de olika zonerna tyckte den absoluta merparten att det var lätt att få plats.

– Resultatet i enkäten är bra. Jättebra. Men vi vill bli ännu bättre. Vi frågar nästan dagligen om det är jobbigt att byta plats, men nej, säger Maria West.